Häufige Fragen
Erst verstehen, dann entscheiden.
Die Fragen, die uns im Erstgespräch am häufigsten gestellt werden – und die Antworten, die wir dort auch geben.
Alle Fragen, die uns im Erstgespräch gestellt werden.
Überblick
Was wir machen und was davon zu Ihnen passt.
Was macht callithero eigentlich?
Drei Dinge, die ineinandergreifen. Erstens KI-Telefonassistenten, die Anrufe annehmen, Termine buchen und weiterleiten. Zweitens Automatisierungen, die Arbeit übernehmen, die heute jemand von Hand macht – Daten übertragen, Angebote vorbereiten, Rechnungen zuordnen, nachfassen. Drittens Websites, wenn der Auftritt fehlt oder in die Jahre gekommen ist.
Vorgeschaltet ist bei den meisten Projekten eine Beratung: Wo lohnt sich KI bei Ihnen überhaupt, und wo ist sie vor allem teuer? Diese Frage beantworten wir auch dann, wenn am Ende kein Projekt daraus wird.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Telefonassistenten und einer Automatisierung?
Der Assistent ist die Stimme nach außen. Er spricht mit Menschen – am Telefon, im Chat, über WhatsApp – und nimmt entgegen, was hereinkommt.
Die Automatisierung ist das, was danach passiert, und sie bleibt unsichtbar. Sie trägt die Anfrage ins CRM, legt den Termin an, verschickt die Bestätigung, erinnert nach drei Tagen und meldet dem Vertrieb, dass jemand nicht geantwortet hat.
Beides funktioniert für sich allein. Zusammen ist es mehr wert: Ein Assistent ohne Automatisierung dahinter erzeugt am Ende nur eine weitere E-Mail, die jemand abarbeiten muss.
AutomatisierungWir wollen etwas mit KI machen, wissen aber nicht was. Beraten Sie uns auch?
Ja, und das ist häufiger der Anfang als ein fertiger Auftrag. Der Markt ist unübersichtlich, fast jedes Werkzeug verspricht dasselbe, und die Beispiele aus der Presse haben mit einem Betrieb von fünfzehn Leuten wenig zu tun.
Wir gehen mit Ihnen durch, wo tatsächlich Zeit verloren geht, und sortieren: Was lohnt sich sofort, was später, was gar nicht. Am Ende steht eine Liste mit Aufwand und Nutzen – auch dann, wenn darauf nichts steht, das wir für Sie bauen würden.
Mehr zu intelligenten WorkflowsMüssen wir uns zwischen Telefonassistent und Automatisierung entscheiden?
Nein – und Sie müssen auch nicht beides gleichzeitig starten. Meistens fängt es mit dem an, was am lautesten weh tut. Das ist oft das Telefon, manchmal aber auch der Papierkram dahinter.
Was zuerst drankommt, klären wir im Erstgespräch anhand einer einfachen Frage: Wo geht die meiste Zeit für den geringsten Ertrag drauf?
Zusammenarbeit
Wie ein Projekt bei uns anfängt und was Sie dafür mitbringen müssen.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit callithero ab?
In fünf Schritten – und eine Entscheidung fällt erst im dritten.
- Erstgespräch Kostenlos und unverbindlich. Sie schildern, was bei Ihnen liegen bleibt: verpasste Anrufe, immer dieselben Fragen, Vorgänge, die durch drei Hände gehen – oder ein Auftritt, der nicht mehr zeigt, was Sie können.
- Bestandsaufnahme Wir sehen uns Ihre Abläufe gemeinsam an. Wer meldet sich, was passiert danach, welche Programme sind im Spiel, wo hakt es tatsächlich. Dieser Schritt ist der wichtigste, und wir nehmen uns die Zeit dafür.
- Vorschlag Sie bekommen schriftlich, was übernommen wird, was bewusst bei Ihren Mitarbeitern bleibt, was einmalig anfällt und was laufend. Erst hier fällt eine Entscheidung – und Sie treffen sie mit Zahlen vor sich, nicht auf Zuruf.
- Bau und Test Gebaut wird mit Ihren echten Abläufen, nicht mit einem Beispiel aus der Vorlage.
- Betrieb Nach dem Start bleiben wir dran. Ändert sich etwas bei Ihnen, ändert sich die Lösung mit.
Was kostet das Erstgespräch?
Nichts. Es dauert eine halbe Stunde, ist unverbindlich und lässt sich direkt über den Kalender auf dieser Seite buchen.
Wenn wir danach den Eindruck haben, dass sich das für Sie nicht lohnt, sagen wir das. Ein Projekt, das keinen Nutzen bringt, hilft uns auch nicht weiter.
Termin buchenKönnen wir zuerst testen, bevor wir uns festlegen?
Ja. Nach dem Start haben Sie zwei Wochen Zeit, das fertige System im echten Betrieb zu erleben – mit Ihren Anrufern, Ihren Besuchern, Ihrem Alltag. Überzeugt es Sie nicht, treten Sie zurück und bekommen Ihr Geld zurück.
Keine Begründung nötig. Wir halten das für fair, weil vorher niemand seriös beurteilen kann, wie sich ein Assistent in echten Gesprächen schlägt oder wie sich eine neue Seite im Alltag anfühlt. Das zeigt sich erst, wenn es läuft.
Das gilt für KI-Telefonassistenten und für Websites. Nicht gedacht ist es für umfangreiche Automatisierungen, die tief in Ihre Systeme eingreifen – die lassen sich nicht zurückgeben, weil die Arbeit in Ihren Abläufen steckt und nicht in etwas, das man wieder abschaltet. Wo im Einzelfall die Grenze verläuft, steht in Ihrem Angebot, bevor Sie unterschreiben.
Müssen wir vorher wissen, was wir automatisieren wollen?
Nein. Die meisten kommen mit einem Gefühl, nicht mit einem Lastenheft: Das Telefon klingelt zu oft, es geht zu viel unter, abends erreicht uns niemand. Daraus einen klaren Anwendungsfall zu machen, ist unsere Arbeit, nicht Ihre.
Hilfreich ist trotzdem alles, was Sie ohnehin haben: eine grobe Zahl der Anrufe pro Tag, die drei häufigsten Fragen Ihrer Kunden und die Namen der Programme, mit denen Ihr Team arbeitet.
TelefonassistentFür welche Unternehmen lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Das ist weniger eine Frage der Branche als eine Frage des Telefons. Es lohnt sich meistens dann, wenn Anrufe verloren gehen, weil gerade niemand rangehen kann; wenn dieselben Fragen jeden Tag mehrfach beantwortet werden; wenn Kunden außerhalb der Öffnungszeiten anrufen; oder wenn die Terminvergabe spürbar Arbeitszeit frisst.
Ob es sich in Ihrem Fall rechnet, lässt sich im Erstgespräch grob abschätzen: Anzahl der Anrufe, wie viele davon unbeantwortet bleiben, wie lange ein durchschnittliches Gespräch dauert.
Wo sitzt callithero, und arbeiten Sie auch überregional?
Wir sitzen in Steinen im Landkreis Lörrach, im Dreiländereck zwischen Freiburg, Basel und dem Hochrhein. Kunden aus der Region besuchen wir gern vor Ort.
Ansonsten arbeiten wir überregional. Weder ein Telefonassistent noch eine Automatisierung noch eine Website wird bei Ihnen im Serverraum aufgebaut – eingerichtet, angebunden und getestet wird aus der Ferne genauso gut.
Preise
Warum hier keine Preisliste steht und wie Sie trotzdem früh zu einer Zahl kommen.
TelefonassistentWas kostet ein KI-Telefonassistent?
Das hängt von Ihrem Fall ab, und wir nennen deshalb bewusst keinen Pauschalpreis. Ein Assistent, der Anrufe annimmt und Rückrufnotizen schreibt, ist etwas anderes als einer, der Termine in Ihren Kalender bucht, Daten aus Ihrem CRM liest und Aufträge anlegt.
Auf den Preis wirken vor allem vier Dinge: wie viele Gespräche geführt werden und wie lang sie sind, wie viele Ihrer Systeme angebunden werden, wie viele verschiedene Fälle der Assistent beherrschen soll, und ob eine bestehende Rufnummer eingebunden wird.
Sie erfahren den Preis, bevor Sie sich entscheiden: einmalige Einrichtung und laufende Kosten getrennt ausgewiesen, schriftlich. Wo es mehrere Wege gibt, zeigen wir Ihnen den günstigen und den aufwendigen – und was der Unterschied Ihnen bringt.
AutomatisierungWas kostet eine Automatisierung oder eine KI-Beratung?
Auch hier gilt: keine Pauschale. Eine Automatisierung, die zwei Programme miteinander reden lässt, ist eine überschaubare Sache. Ein Ablauf, der über fünf Stationen läuft, unterwegs Entscheidungen trifft und Ausnahmen sauber behandelt, ist ein Projekt.
Bei der Beratung legen wir Umfang und Preis vorher gemeinsam fest – es macht einen Unterschied, ob wir einen Nachmittag durch Ihre Abläufe gehen oder mehrere Wochen. Angefangen wird erst, wenn beides steht.
Was Sie in jedem Fall bekommen: getrennt ausgewiesen, was einmalig anfällt und was monatlich. Laufende Kosten entstehen bei Automatisierungen vor allem durch die Werkzeuge dahinter. Die zeigen wir Ihnen offen, statt sie in einer Pauschale zu verstecken.
WebsiteWas kostet eine Website?
Wie bei allem anderen: keine Pauschale, aber eine Zahl vor der Entscheidung. Auf den Preis wirken vor allem der Umfang – wie viele Seiten, wie viel Text, wie viele Bilder – und die Frage, ob die Inhalte schon vorliegen oder erst entstehen müssen.
Getrennt ausgewiesen wird, was einmalig anfällt (Entwurf, Gestaltung, Umsetzung) und was laufend (Domain, Hosting, Pflege). Beides steht im Angebot, bevor Sie sich entscheiden.
Warum stehen keine Preise auf der Website?
Weil jede Zahl ohne Ihren Fall falsch wäre. Sie wäre entweder so hoch, dass Unternehmen abspringen, für die es günstiger geworden wäre – oder so niedrig, dass wir sie im Gespräch nach oben korrigieren müssten. Beides finden wir unangenehm.
Uns ist lieber, Sie bekommen nach einem halbstündigen Gespräch eine Zahl, die dann auch gilt.
Kommen später noch Kosten dazu?
Was laufend anfällt, steht vorher im Angebot: Gesprächsminuten, Rufnummer, Werkzeuge, Domain, Hosting, Betreuung. Zusätzlich kostet nur, was Sie später zusätzlich wollen – ein weiterer Anwendungsfall, ein weiteres angebundenes System, eine zusätzliche Seite.
Solche Erweiterungen bekommen Sie vorher beziffert. Wir setzen nichts um, das Sie nicht freigegeben haben.
Können wir klein anfangen?
Das ist sogar der Weg, den wir empfehlen. Ein klar umrissener Anwendungsfall, im echten Betrieb erprobt, sagt Ihnen mehr über den Nutzen als jede Hochrechnung.
Was trägt, wird ausgebaut. Was nicht trägt, hat Sie wenig gekostet.
Technik und bestehende Systeme
Was sich anbinden lässt – und was passiert, wenn Ihre Software schon älter ist.
Funktioniert das auch mit unserer bestehenden Software?
In aller Regel ja – und es ist uns gleich, wie alt sie ist. Ein CRM von 2012 ist für uns kein Ausschlusskriterium, sondern nur ein anderer Weg.
Drei Wege gibt es üblicherweise. Hat Ihr System eine Schnittstelle, nutzen wir sie. Hat es keine, aber eine Datenbank oder einen Export, arbeiten wir darüber. Geht beides nicht, setzen wir dort an, wo auch Ihre Mitarbeiter arbeiten: E-Mail, Kalender, Tabelle, Formular.
Wir sehen uns Ihr System gemeinsam an, bevor irgendjemand etwas verspricht. Bisher haben wir fast immer einen Weg gefunden. Und wenn ein Weg mehr kostet, als er einbringt, sagen wir Ihnen das, statt ihn zu bauen.
Mit welchen Programmen können Sie arbeiten?
Auf unserer Seite zu den intelligenten Workflows zeigen wir rund 180 Werkzeuge, mit denen wir arbeiten – von DATEV und Doctolib über Salesforce und HubSpot bis zu Branchenlösungen für Handwerk und Kanzleien.
Diese Liste ist kein Zaun, sondern ein Anhaltspunkt. Entscheidend ist nicht, ob ein Name dort steht, sondern ob Ihr System eine Schnittstelle, eine Datenbank oder wenigstens einen Export hat.
Alle Werkzeuge ansehenRund ums Telefon
Was im Gespräch passiert, was der Assistent kann und wo er bewusst abgibt.
TelefonassistentMüssen wir unsere Telefonanlage oder Rufnummer wechseln?
Nein. Ihre bestehende Nummer bleibt. Üblich ist, dass Anrufe an den Assistenten weitergeleitet werden – entweder immer, oder nur außerhalb der Öffnungszeiten, oder erst dann, wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt.
Alternativ bekommt der Assistent eine eigene Rufnummer, oder wir binden ihn über Ihren SIP-Anschluss ein. Welcher Weg passt, entscheidet Ihre Anlage – nicht wir.
TelefonassistentMerkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Die Stimme klingt natürlich, der Assistent lässt sich unterbrechen und antwortet ohne spürbare Verzögerung. Viele Anrufer merken es zunächst nicht.
Verschwiegen wird es trotzdem nicht. Seit August 2026 verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung der EU, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Unsere Assistenten weisen zu Beginn darauf hin – und darauf, dass das Gespräch aufgezeichnet und gespeichert wird.
Am einfachsten überzeugen Sie sich selbst: Über die Schaltfläche unten rechts auf dieser Seite können Sie sofort mit unserem Assistenten sprechen oder schreiben.
TelefonassistentWas passiert, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Dann gibt er ab, statt zu raten. Sie legen vorher fest, wohin: Weiterleitung an eine Durchwahl, an ein Handy, an ein ganzes Team – oder eine Rückrufnotiz mit Namen, Nummer und Anliegen, die per E-Mail bei Ihnen landet.
Genauso legen Sie fest, was der Assistent gar nicht erst versuchen soll. Preisverhandlungen, Beschwerden, heikle Fälle: Manches gehört zu einem Menschen. Das bauen wir bewusst so.
TelefonassistentIn welchen Sprachen kann der Assistent sprechen?
In über hundert. Die Sprache wird im Gespräch erkannt – Ihr Kunde muss nichts einstellen und keine Taste drücken.
Für die meisten unserer Kunden zählt vor allem eines: dass Deutsch natürlich klingt und nicht nach Bandansage.
Mehr zu den Voice-AgentsAutomatisierung und KI-Beratung
Was sich lohnt zu automatisieren, was nicht – und womit wir es bauen.
AutomatisierungWelche Abläufe eignen sich für eine Automatisierung?
Die langweiligen. Alles, was regelmäßig anfällt, klaren Regeln folgt und heute Kopieren, Übertragen oder Nachschauen bedeutet: Anfragen ins CRM übertragen, Angebote aus Stammdaten vorbereiten, Rechnungen den Projekten zuordnen, Termine bestätigen, nach drei Tagen nachfassen, Berichte zusammenstellen.
Ein guter Prüfstein ist die Frage: Könnte man einer neuen Aushilfe diese Aufgabe in zehn Minuten erklären? Dann lässt sie sich meistens auch automatisieren.
Schlecht geeignet ist alles, was Urteilsvermögen braucht, selten vorkommt oder jedes Mal anders aussieht. Solche Dinge automatisieren wir nicht – wir bereiten sie höchstens so vor, dass die Entscheidung schneller fällt.
AutomatisierungWas ist ein KI-Agent, und brauchen wir so etwas?
Eine klassische Automatisierung folgt einem festen Weg: wenn A, dann B. Ein KI-Agent bekommt stattdessen ein Ziel und entscheidet selbst, welche Schritte er dafür geht. Er kann lesen, nachschlagen, zusammenfassen und mit Text umgehen, der in keine Tabelle passt.
Gebraucht wird das seltener, als der Markt vermuten lässt. Für feste Abläufe ist der klassische Weg günstiger, schneller und leichter nachvollziehbar. Ein Agent lohnt sich dort, wo die Eingabe jedes Mal anders aussieht – bei E-Mails, Dokumenten oder freien Texten.
Welcher der beiden Wege bei Ihnen passt, sagen wir Ihnen ehrlich. Der teurere ist nicht automatisch der bessere.
AutomatisierungBekommen wir eine Standardlösung oder etwas Eigenes?
Etwas Eigenes. Wir haben kein Produkt, das wir jedem Kunden überstülpen, und keine Plattform, auf die wir Sie festlegen. Gebaut wird für Ihren Ablauf.
Womit gebaut wird, entscheidet sich erst, wenn wir Ihre Systeme kennen – danach, was sich sauber anbinden lässt, was im Betrieb wenig kostet und was Sie im Zweifel auch ohne uns weiterführen können. Diese Entscheidung legen wir im Angebot offen, samt der Frage, was sie langfristig kostet.
Was wir dabei vermeiden: Lösungen, die vor allem deshalb so aussehen, weil sie für uns am schnellsten zu bauen waren.
AutomatisierungWas passiert mit den Mitarbeitern, deren Arbeit automatisiert wird?
In den Projekten, die wir bauen, geht es fast nie um Stellen, sondern um Stunden. Automatisiert wird das, was niemand gern macht und was trotzdem jeden Tag anfällt: abtippen, übertragen, hinterhertelefonieren.
Wenn in einem Betrieb Arbeit liegen bleibt, ist der Gewinn nicht ein Mitarbeiter weniger, sondern die Arbeit, die endlich erledigt wird.
Was wir dabei ernst nehmen: Eine Automatisierung, die am Team vorbei eingeführt wird, wird umgangen. Deshalb reden wir früh mit denen, die den Ablauf heute machen. Die wissen ohnehin am besten, wo es hakt.
AutomatisierungKann die Automatisierung auch auf unseren eigenen Servern laufen?
Ja, das ist möglich. Auf Wunsch betreiben wir die Lösung vollständig in Ihrer eigenen Umgebung, sodass keine Daten das Haus verlassen.
Sinnvoll ist das vor allem bei besonders schützenswerten Daten – in Kanzleien, Praxen oder bei Personaldaten. Es bedeutet aber auch, dass Betrieb und Aktualisierung bei Ihnen liegen oder von uns mitbetreut werden müssen. Was das kostet, gehört mit in die Entscheidung.
Websites und Gesamtauftritt
Wer gestaltet, wer liefert die Inhalte, wie die Seite gefunden wird – und wem am Ende was gehört.
WebsiteGestalten Sie auch Websites?
Ja, und zwar individuell statt aus einer Vorlage. Wir entwerfen den Auftritt passend zum Unternehmen – zur Branche, zur Zielgruppe und zu der Art, wie es wahrgenommen werden will. Eine Kanzlei braucht eine andere Bildsprache als ein Handwerksbetrieb, und beide brauchen etwas anderes als ein Technologieanbieter.
Baukastensysteme, bei denen am Ende alle Seiten gleich aussehen, sind ausdrücklich nicht unser Ansatz.
WebsiteWer gestaltet die Seite – Sie oder wir?
Entwurf, Gestaltung und Umsetzung liegen bei uns. Von Ihnen kommt das, was nur Sie haben: was Ihr Betrieb macht, was ihn von anderen unterscheidet, welche Bilder es schon gibt und welche Texte noch stimmen.
Vorformulieren müssen Sie dafür nichts. Wir fragen ab, schreiben einen Vorschlag und legen ihn Ihnen vor – Sie korrigieren, statt vor einem leeren Blatt zu sitzen.
Was Sie beisteuern müssen, sagen wir am Anfang und nicht scheibchenweise während des Projekts. Nichts hält einen Website-Bau so zuverlässig auf wie Texte und Bilder, auf die alle warten.
WebsiteWas passiert mit unserer bestehenden Website?
Beides ist möglich: Wir setzen auf der vorhandenen Seite auf, oder wir bauen den Auftritt neu. Was sinnvoller ist, hängt vom Zustand der bestehenden Seite ab – und diese Einschätzung geben wir ehrlich, auch wenn sie gegen den größeren Auftrag spricht.
Nur den Assistenten in eine bestehende Seite einzubauen, ist der kleinste Eingriff und geht in aller Regel ohne Umbau.
WebsiteWie lange dauert es, bis die Seite online ist?
Der Bau ist selten das, was dauert. Gestaltung und Umsetzung laufen zügig, weil wir nicht bei null anfangen und nicht drei Abstimmungsrunden für eine Farbe brauchen.
In die Länge ziehen Projekte fast immer die Inhalte: Texte, die noch geschrieben werden müssen, Bilder, die noch entstehen, eine Freigabe, auf die alle warten. Deshalb sagen wir zu Beginn, was von Ihnen gebraucht wird – und bis wann.
Einen verbindlichen Termin nennen wir im Angebot, sobald der Umfang feststeht. Vorher wäre jede Zahl geraten.
WebsiteSieht die Seite auf dem Handy genauso gut aus?
Ja. Ein großer Teil Ihrer Besucher wird die Seite auf dem Telefon sehen – eine Seite, die nur am Rechner funktioniert, verliert genau dort.
Jede Seite wird auf Telefon, Tablet und Rechner geprüft, bevor sie online geht. Dazu gehören auch die unbequemen Stellen: Formulare, die sich mit dem Daumen ausfüllen lassen, Schaltflächen, die groß genug zum Treffen sind, Texte, die man ohne Zoomen liest.
WebsiteWird unsere Seite bei Google gefunden?
Die technische Grundlage dafür bauen wir ein: sauberer Aufbau, kurze Ladezeit, aussagekräftige Seitentitel, eine Sitemap und strukturierte Daten, damit Suchmaschinen verstehen, worum es auf jeder Seite geht.
Auf einen bestimmten Platz geben wir keine Zusage. Wer das tut, verkauft Ihnen etwas, das er nicht liefern kann – wo Sie landen, hängt auch von Ihrem Wettbewerb ab und davon, wie gepflegt die Seite bleibt.
Auf eine Sache achten wir zusätzlich: dass Ihre Texte im Seitenquelltext stehen und nicht erst durch JavaScript entstehen. Google kommt mit beidem zurecht, die Crawler der KI-Dienste oft nicht. Und immer mehr Menschen fragen zuerst dort, statt zu suchen.
WebsiteKümmern Sie sich auch um Impressum und Datenschutzerklärung?
Wir legen beide Seiten an und befüllen sie mit den Angaben Ihres Unternehmens – und zwar passend zu dem, was auf Ihrer Seite tatsächlich passiert. Eine Datenschutzerklärung, die Dienste aufzählt, die gar nicht eingebunden sind, ist genauso falsch wie eine, die einen verschweigt.
Werden Inhalte von Dritten eingebunden – eine Karte, ein Video, eine Schriftart –, richten wir die Einwilligung gleich mit ein, sodass vor dem Klick des Besuchers nichts geladen wird.
Die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihnen. Eine Rechtsberatung sind wir nicht, und für den Inhalt Ihres Impressums haften Sie.
Können wir Website und Telefonassistent zusammen bekommen?
Ja – und das ist der eigentliche Vorteil. Wenn beides bei uns entsteht, greifen Website und Assistent auf denselben Stand zu: Was auf der Seite steht, weiß auch der Assistent am Telefon. Termine landen im selben Kalender, Anfragen im selben System, egal ob jemand anruft oder das Formular ausfüllt.
Bei zwei getrennten Dienstleistern entstehen genau hier die Reibungsverluste: veraltete Auskünfte, doppelte Terminverwaltung, zwei Ansprechpartner, sobald etwas klemmt.
WebsiteWem gehört die Website, und wie wird sie übergeben?
Die Seite gehört Ihnen – samt Domain, Inhalten und Bildern. Domain und Hosting können auf Ihren Namen laufen, oder wir übernehmen den Betrieb für Sie. Das entscheiden Sie vor dem Start, nicht danach.
Wollen Sie später wechseln, bekommen Sie den vollständigen Stand ausgehändigt und die Zugänge übertragen. Über Zugangsdaten hält bei uns niemand einen Kunden fest.
WebsiteKönnen wir Inhalte später selbst ändern?
Kleine Änderungen – Öffnungszeiten, ein neuer Text, ein zusätzliches Bild – übernehmen wir kurzfristig für Sie. Für Inhalte, die sich laufend ändern, richten wir eine Pflegemöglichkeit ein, mit der Sie selbst arbeiten können.
Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie oft sich bei Ihnen etwas ändert. Eine Pflegeoberfläche, die zweimal im Jahr benutzt wird, kostet mehr, als sie einbringt.
Datenschutz und Recht
Wo die Daten liegen, was mit den Gesprächen passiert und was die KI-Verordnung bedeutet.
Ist das DSGVO-konform, und wo werden die Daten verarbeitet?
Bei den Telefonassistenten findet die Verarbeitung innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Die Plattform, auf der sie laufen, wird in Frankfurt am Main betrieben; die eingesetzten KI-Modelle laufen in Rechenzentren in Schweden und Irland.
Bei Automatisierungen hängt es von den Werkzeugen ab, die dafür gewählt werden. Welche das sind und wo sie laufen, steht im Angebot – und auf Wunsch läuft alles in Ihrer eigenen Umgebung.
Bei Websites achten wir auf dasselbe: Hosting im Europäischen Wirtschaftsraum, und Inhalte von Dritten – Karten, Videos, Schriften – werden erst nach der Einwilligung des Besuchers geladen, nicht schon beim Aufruf.
Mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Welche Daten verarbeitet werden und wie lange, steht dort ausdrücklich – nicht im Kleingedruckten.
Zur DatenschutzerklärungWerden unsere Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?
Nein. Was mit Ihren Daten geschehen darf, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag – eine Nutzung zu Trainingszwecken ist dort ausgeschlossen.
Technisch binden wir die Modelle über geschäftliche Schnittstellen ein, nicht über private Konten. Das ist der Unterschied, vor dem Datenschutzbeauftragte zu Recht warnen: Ein Mitarbeiter, der Kundendaten in ein privates Konto kopiert, ist ein Problem – ein vertraglich geregelter Zugang ist etwas anderes.
Und wo es um besonders sensible Daten geht, wird vorher aussortiert, was gar nicht erst nach draußen muss.
TelefonassistentWerden die Gespräche aufgezeichnet, und wie lange gespeichert?
Ja, zur Qualitätssicherung – und der Anrufer wird zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen. Eine heimliche Aufzeichnung wäre in Deutschland strafbar, unabhängig davon, ob am anderen Ende ein Mensch oder eine KI sitzt.
Wie lange Aufzeichnung und Transkript aufbewahrt werden, legen Sie fest. Für den Assistenten auf dieser Website sind es längstens drei Monate; danach werden beide gelöscht.
Wem gehören die Gespräche und die Daten daraus?
Ihnen. Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag und für Ihren Zweck.
Beenden Sie die Zusammenarbeit, erhalten Sie Ihre Daten und wir löschen unsere Kopien.
Was bedeutet die KI-Verordnung der EU für uns als Kunde?
Für einen Assistenten im Kundenkontakt vor allem eines: Transparenz. Die Menschen am anderen Ende müssen erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen. Das setzen wir standardmäßig um, Sie müssen nicht daran denken.
Ein System, das Anrufe annimmt, Termine bucht, Daten überträgt oder Auskunft gibt, fällt nicht in die Hochrisiko-Klasse der Verordnung. Anders sähe es aus, wenn es über Bewerbungen, Kreditwürdigkeit oder Ähnliches entscheiden würde. Solche Fälle bauen wir nicht nebenbei, sondern klären sie vorher.
Eine Rechtsberatung sind wir nicht. Was für Ihr Unternehmen im Einzelnen gilt, klärt Ihr Anwalt – wir liefern die technische Seite und die Unterlagen dazu.
Nach dem Start
Was passiert, wenn alles läuft – und was, wenn einmal nichts läuft.
Wer pflegt den Assistenten oder die Automatisierung, nachdem sie laufen?
Wir. Sie sagen uns, was sich geändert hat – neue Öffnungszeiten, ein neues Angebot, ein zusätzlicher Schritt im Ablauf, eine Frage, die plötzlich alle stellen – und wir setzen es um.
Das ist Absicht, und der Grund ist bei beidem derselbe: Es hängt viel an wenig. Ein falsch gesetzter Satz im Assistenten ändert das Verhalten in hunderten Gesprächen. Ein falsch gesetzter Schritt in einer Automatisierung schreibt hunderte Male etwas Falsches in Ihre Systeme – und zwar lautlos, weil sich niemand darüber beschwert.
Deshalb wird bei uns jede Änderung erst geprüft und dann scharf geschaltet, nicht umgekehrt. Diese Verantwortung geben wir nicht als Baukasten weiter.
Was passiert bei einer Störung oder einem Ausfall?
Am Telefon greift der Rückfallweg, den wir vorher mit Ihnen festlegen: Anrufe landen wieder dort, wo sie vor der Automatisierung gelandet sind. Ein Ausfall darf nicht dazu führen, dass niemand rangeht.
Bei Automatisierungen gilt derselbe Grundsatz in anderer Form: Ein Ablauf, der nicht durchläuft, meldet sich – bei uns und bei Ihnen. Was stillschweigend liegen bleibt, ist schlimmer als ein sichtbarer Fehler.
TelefonassistentSehen wir, was der Assistent den ganzen Tag gemacht hat?
Ja. Sie erhalten Zugang zu Ihrem eigenen Portal: geführte Gespräche, Transkripte und Ihr Verbrauch in Minuten, auf Wunsch mit den Aufzeichnungen.
Sie sehen dort ausschließlich Ihre eigenen Assistenten und Ihre eigenen Gespräche.
Wird das Ganze mit der Zeit besser?
Ja, aber nicht von allein. Besser wird es dadurch, dass echte Gespräche und echte Durchläufe angesehen und die Stellen nachgeschärft werden, an denen etwas danebenlag. Genau dieser Teil der Arbeit beginnt nach dem Start.
Von einer Lösung, die einmal aufgesetzt und dann sich selbst überlassen wird, halten wir entsprechend wenig.
Können wir das Ganze wieder abschalten?
Technisch jederzeit. Eine Weiterleitung zurückzunehmen oder einen Ablauf anzuhalten ist eine Einstellung, keine Baustelle – danach läuft es wieder wie vorher.
Was vertraglich vereinbart ist, steht in Ihrem Angebot. Etwas anderes als das, was dort steht, gilt nicht.
Ihre Frage war nicht dabei?
Dann stellen Sie sie uns direkt. Eine halbe Stunde, unverbindlich – und Sie wissen danach, woran Sie sind.
Termin buchen